O assistente administrativo é um profissional bastante procurado pelas empresas, já que sua atuação é essencial para garantir agilidade e organização nas rotinas internas de trabalho.
Entre suas principais atribuições estão o controle financeiro, a gestão de atividades administrativas do dia a dia, como a emissão de documentos, atualização de cadastros, além do atendimento a clientes e fornecedores.
Por isso, no momento da contratação, os recrutadores valorizam candidatos que compreendem bem os processos administrativos e que demonstram preparo técnico para o cargo.
Embora o Ensino Médio completo seja geralmente o requisito mínimo, quem está investindo em uma formação superior — como um curso tecnológico —, tem conhecimentos em informática e entende ao menos o básico de Inglês, costuma se destacar no processo seletivo.
Quer saber mais sobre o que faz um assistente administrativo, onde ele pode trabalhar e quais são suas funções no dia a dia? Vamos explorar todos esses pontos a seguir!
O que faz um assistente administrativo?
Antes de decidir se essa profissão combina com você, é importante entender o básico sobre essa função. O trabalho do assistente administrativo está ligado diretamente à organização, aos processos internos e à comunicação entre diferentes setores de uma empresa.
Esse profissional é essencial para manter o controle das atividades do dia a dia. Ele costuma atuar ao lado de gestores e supervisores, oferecendo suporte nas tarefas administrativas e também sendo o elo entre a empresa e o público externo. Sua principal área de atuação é a gestão administrativa.
Para facilitar a compreensão, reunimos abaixo as principais funções que um assistente administrativo costuma desempenhar dentro de uma empresa:
Principais responsabilidades de um assistente administrativo:
- Receber e encaminhar documentos e correspondências;
- Gerenciar contas a pagar e controlar receitas da empresa;
- Emitir notas fiscais;
- Produzir relatórios financeiros;
- Auxiliar no acompanhamento de processos logísticos;
- Manter arquivos organizados e cadastros sempre atualizados;
- Apoiar gestores em tarefas rotineiras, como elaboração de documentos, atendimento ao público, envio e resposta de e-mails.
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Áreas de atuação do assistente administrativo
Trabalhar como assistente administrativo proporciona uma visão ampla das rotinas internas de uma empresa e pode ser um excelente ponto de partida para quem deseja crescer profissionalmente em diversos setores corporativos.
Quando a empresa possui um plano de carreira estruturado, esse profissional pode evoluir dentro da organização e direcionar sua trajetória para áreas específicas, de acordo com seu perfil e com as oportunidades oferecidas pela companhia.
Veja algumas áreas em que o assistente administrativo pode atuar:
- Setor de Compras
- Departamento Comercial
- Área de Logística
- Recursos Humanos (Departamento Pessoal)
- Atendimento ao Cliente
Diferença entre auxiliar e assistente administrativo
Embora os nomes sejam semelhantes, há uma diferença significativa entre os dois cargos. O assistente administrativo costuma assumir tarefas mais complexas e estratégicas, sendo muitas vezes o braço direito de gestores e supervisores.
Por isso, as empresas geralmente exigem que esse profissional tenha formação técnica ou superior, especialmente em cursos como Administração. Com isso, o salário também tende a ser mais elevado que o do auxiliar administrativo.
Já o auxiliar administrativo desempenha funções mais operacionais e de apoio, como atendimento básico por telefone e e-mail, organização de documentos, preenchimento de planilhas e outras atividades de rotina.
Competências essenciais de um assistente administrativo
Para atuar com eficiência nessa profissão, é importante que o assistente administrativo desenvolva uma série de habilidades que vão além do conhecimento técnico.
Entre as principais competências estão:
- Foco e atenção aos detalhes
- Boa organização no dia a dia
- Capacidade de trabalhar de forma independente
- Agilidade e proatividade
- Gestão eficiente do tempo
- Facilidade na comunicação
Além dessas qualidades, é indispensável que o profissional tenha postura ética e alto senso de responsabilidade, já que muitas de suas atividades envolvem o manuseio de documentos confidenciais e informações importantes da empresa.
Onde o assistente administrativo pode atuar?
O campo de atuação para assistentes administrativos é bastante amplo e está presente em praticamente todos os setores da economia. Esses profissionais são indispensáveis em qualquer estrutura organizacional, seja no comércio, na indústria, na área da saúde, da educação ou em escritórios de serviços especializados.
Entre os principais locais onde o assistente administrativo pode trabalhar, estão:
- Empresas privadas dos segmentos comercial, industrial e de prestação de serviços
- Órgãos públicos e instituições governamentais
- Organizações do terceiro setor, como ONGs e fundações
- Escolas, universidades e outras instituições de ensino
Quanto ganha um assistente administrativo?
A remuneração para esse cargo costuma superar o salário mínimo, com uma média que varia entre R$ 1.400 e R$ 1.600, de acordo com dados de 2021.
Em alguns estados, existem pisos salariais definidos por convenções coletivas, o que garante um valor mínimo a ser pago para a função. Por exemplo:
- Rio Grande do Sul: R$ 1.795,62 em empresas de telefonia
- Pará: R$ 2.535,75 segundo o último acordo firmado
- Paraná: mínimo de R$ 1.517,00 para profissionais da área
Vale lembrar que esses valores podem variar conforme o tamanho da empresa, o setor de atuação, a região do país e os benefícios oferecidos, como vale-refeição, plano de saúde e auxílio-transporte.
O que é necessário para se tornar um assistente administrativo?
Para ingressar na área administrativa, a maioria das empresas exige, no mínimo, o Ensino Médio completo. No entanto, quem possui formação técnica ou está cursando o ensino superior costuma ter mais chances no mercado de trabalho, especialmente em empresas que valorizam a qualificação profissional.
De acordo com a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), os cursos profissionalizantes são divididos em três categorias:
- Nível básico: Acessível a qualquer pessoa, sem exigência de escolaridade mínima. Pode ser oferecido por diversas instituições.
- Nível técnico: Destinado a quem já concluiu o Ensino Médio, é oferecido por escolas autorizadas pelas secretarias de educação ou órgãos estaduais de ciência e tecnologia.
- Nível tecnológico: Voltado ao ensino superior, com foco na formação rápida e prática. Só pode ser ministrado por instituições reconhecidas pelo MEC.
Cursos profissionalizantes para a área administrativa
Existem diversas instituições em todo o país que oferecem cursos voltados à formação de assistentes administrativos. Muitos deles são gratuitos, com apoio de programas públicos ou organizações sem fins lucrativos.
Um dos principais programas de incentivo é o Pronatec (Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego), criado em 2011. Ele financia cursos em instituições públicas federais, estaduais e municipais, além de entidades do Sistema S (como SENAI, SENAC, SENAT) e outras organizações privadas habilitadas.
Exemplos de cursos gratuitos para formação na área:
- Senac – Curso de Auxiliar Administrativo (carga horária: 210 horas)
- Senai – Curso de Assistente Administrativo com foco industrial (carga horária: 800 horas)
- Projeto Pescar – Curso de Iniciação Profissional em Serviços Administrativos
Para quem ainda está no Ensino Fundamental ou começando o Ensino Médio, vale a pena verificar se há escolas técnicas (como Etecs) na cidade que oferecem a formação técnica integrada ao ensino regular.
Ensino superior para quem deseja crescer na área administrativa
Se o objetivo é se destacar e alcançar cargos com mais responsabilidades, investir em um curso de nível superior pode ser um grande diferencial. Os cursos tecnólogos são uma ótima opção por sua duração mais curta — cerca de dois anos e meio — e foco prático.
Algumas formações ideais para quem busca crescimento na carreira administrativa:
- Gestão Financeira
- Processos Gerenciais
- Logística
- Secretariado
Outra alternativa bastante popular é o curso de Administração, tradicional nas universidades e que oferece uma formação mais ampla e versátil, ideal para quem deseja ocupar cargos de liderança no futuro.
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